Štandardizácia adries 101: Výhody, metódy a tipy

Štandardizácia adries 101: Výhody, metódy a tipy

Kedy ste naposledy našli všetky adresy vo vašom zozname v rovnakom formáte a bez chýb? Nikdy, však?

Napriek všetkým krokom, ktoré môže vaša spoločnosť podniknúť na minimalizáciu chýb v údajoch, je nevyhnutné riešiť problémy s kvalitou údajov – ako sú preklepy, chýbajúce polia alebo medzery na začiatku – v dôsledku manuálneho zadávania údajov. V skutočnosti profesor Raymond R. Panko vo svojom publikovaný príspevok zdôraznil, že chyby v tabuľkových údajoch, najmä v malých súboroch údajov, sa môžu pohybovať medzi 18 % a 40 %.  

Na boj proti tomuto problému môže byť skvelým riešením štandardizácia adries. Tento príspevok zdôrazňuje, ako môžu spoločnosti profitovať zo štandardizácie údajov a aké metódy a tipy by mali zvážiť, aby dosiahli zamýšľané výsledky.

Čo je štandardizácia adries?

Štandardizácia adries alebo normalizácia adries je proces identifikácie a formátovania záznamov adries v súlade s uznávanými štandardmi poštových služieb, ako sú stanovené v autoritatívnej databáze, akou je napr. Poštová služba Spojených štátov amerických (USPS).

Väčšina adries sa neriadi štandardom USPS, ktorý definuje štandardizovanú adresu ako adresu, ktorá je úplne napísaná, skrátená pomocou štandardných skratiek poštovej služby alebo ako je uvedená v aktuálnom súbore poštovej služby ZIP+4.

Štandardy poštového adresovania

Štandardizácia adries sa stáva naliehavou potrebou pre spoločnosti, ktoré majú adresy s nekonzistentnými alebo meniacimi sa formátmi kvôli chýbajúcim detailom adresy (napr. PSČ+4 a PSČ+6) alebo interpunkčným chybám, malým a veľkým písmenám, medzerám a pravopisným chybám. Príklad je uvedený nižšie:

Štandardizované poštové adresy

Ako je zrejmé z tabuľky, všetky podrobnosti adresy obsahujú jednu alebo viacero chýb a žiadna nespĺňa požadované usmernenia USPS.

Štandardizácia adries nemali by sa zamieňať s priraďovaním adries a overovaním adresy. Aj keď existujú podobné veci, overenie adresy je o overení, či záznam adresy zodpovedá existujúcemu záznamu adresy v databáze USPS. Na druhej strane párovanie adries je o porovnávaní dvoch podobných údajov o adrese, aby sa zistilo, či sa vzťahujú na rovnakú entitu alebo nie.

Výhody štandardizácie adries

Okrem zrejmých dôvodov čistenia dátových anomálií môže štandardizácia adries poskytnúť spoločnostiam celý rad výhod. Tie obsahujú:

  • Ušetrite čas pri overovaní adries: bez štandardizácie adries nie je možné pochybovať o tom, či je zoznam adries použitý pre kampaň priamej pošty presný alebo nie, pokiaľ sa e-maily nevracajú alebo neodpovedajú. Normalizáciou meniacich sa adries môžu zamestnanci ušetriť značné množstvo pracovných hodín tým, že sa presnú stovkami poštových adries.
  • Znížte náklady na poštovné: Kampane priamej pošty môžu viesť k nesprávnym alebo nesprávnym adresám, čo môže spôsobiť problémy s fakturáciou a dodaním v kampaniach priamej pošty. Štandardizácia adries na zlepšenie konzistencie údajov môže znížiť počet vrátených alebo nedoručených e-mailov, čo má za následok vyššiu mieru odozvy priamej pošty.
  • Odstráňte duplicitné adresy: rôzne formáty a adresy s chybami môžu viesť k odoslaniu dvojnásobného počtu e-mailov kontaktom, čo môže znížiť spokojnosť zákazníkov a imidž značky. Vyčistenie vašich zoznamov adries môže vašej firme pomôcť ušetriť zbytočné náklady na doručenie.

Ako štandardizovať adresy?

Akákoľvek aktivita normalizácie adries by mala spĺňať usmernenia USPS, aby sa oplatila. Pomocou údajov zvýraznených v tabuľke 1 uvádzame, ako sa údaje adresy zobrazia po normalizácii.

Pred a po štandardizácii adries

Štandardizácia adries zahŕňa 4-krokový proces. Toto zahŕňa:

  1. Importovať adresy: zhromaždiť všetky adresy z viacerých zdrojov údajov – ako sú tabuľky Excel, databázy SQL atď. – do jedného listu.
  2. Údaje profilu na kontrolu chýb: vykonávať profilovanie údajov pomocou, aby ste pochopili rozsah a typ chýb prítomných vo vašom zozname adries. To vám môže poskytnúť približnú predstavu o potenciálnych problémových oblastiach, ktoré si vyžadujú opravu pred vykonaním akéhokoľvek druhu štandardizácie.  
  3. Vyčistite chyby, aby ste splnili pokyny USPS: Po zistení všetkých chýb môžete adresy vyčistiť a štandardizovať v súlade s usmerneniami USPS.
  4. Identifikujte a odstráňte duplicitné adresy: na identifikáciu duplicitných adries môžete vyhľadať dvojité počty v tabuľke alebo databáze alebo použiť presné alebo fuzzy párovanie na odstránenie duplicitných záznamov.

Metódy štandardizácie adries

Existujú dva odlišné prístupy k normalizácii adries vo vašom zozname. Tie obsahujú:

Manuálne skripty a nástroje

Používatelia môžu manuálne nájsť spúšťacie skripty a doplnky na normalizáciu adries z knižníc prostredníctvom rôznych

  1. Programovacie jazyky: Python, JavaScript alebo R vám môžu umožniť spúšťať fuzzy párovanie adries na identifikáciu nepresných zhôd adries a aplikovať vlastné štandardizačné pravidlá, aby vyhovovali vašim vlastným adresovým údajom.
  2. Úložisko kódovania: GitHub poskytuje šablóny kódu a USPS API integráciu, ktorú môžete použiť na overenie a normalizáciu adries.  
  3. Aplikačné programové rozhrania: Služby tretích strán, ktoré je možné integrovať cez API na analýzu, štandardizáciu a overenie poštových adries.
  4. Nástroje založené na Exceli: doplnky a riešenia ako YAddress, AddressDoctor Excel Plugin alebo excel VBA Master vám môžu pomôcť analyzovať a štandardizovať vaše adresy v rámci vašich dátových množín.

Niekoľko výhod tejto cesty je, že je to lacné a môže byť rýchle na normalizáciu údajov pre malé súbory údajov. Používanie takýchto skriptov sa však môže rozpadnúť za hranicu niekoľkých tisíc záznamov, a preto nie sú vhodné pre veľmi veľké súbory údajov alebo tie, ktoré sú rozptýlené v rôznych zdrojoch.

Softvér na overenie adresy

Na normalizáciu údajov možno použiť aj štandardný softvér na overenie adries a normalizáciu. Takéto nástroje sa zvyčajne dodávajú so špecifickými komponentmi na overenie adries – ako je napríklad integrovaná databáza USPS – a majú predpripravené komponenty na profilovanie a čistenie údajov spolu s algoritmami fuzzy párovania na štandardizáciu adries vo veľkom rozsahu.

Je tiež dôležité, aby mal softvér CASS osvedčenie od USPS a spĺňa požadovaný prah presnosti z hľadiska:

  • 5-miestne kódovanie – uplatnenie chýbajúceho alebo nesprávneho 5-miestneho PSČ.
  • PSČ+4 – uplatnenie chýbajúceho alebo nesprávneho 4-miestneho kódu.
  • Indikátor rezidenčnej dodávky (RDI) – určenie, či je adresa bydliska alebo komerčná.
  • Overenie miesta doručenia (DPV) – určenie, či je alebo nie je možné doručiť adresu až na číslo apartmánu alebo apartmánu.
  • Vylepšená línia cestovania (eLOT) – poradové číslo, ktoré označuje prvý výskyt doručenia uskutočneného do prídavného sortimentu v rámci prepravnej trasy a vzostupný/zostupný kód označuje približnú objednávku doručenia v rámci poradového čísla. 
  • Odkaz na systém konverzie lokalizovateľných adries (LACSLink) – automatizovaný spôsob získavania nových adries pre miestne samosprávy, ktoré majú zavedený systém tiesňového volania 911.
  • súpravaLink® umožňuje zákazníkom poskytovať vylepšené informácie o adresovaní podnikov pridaním známych sekundárnych (súborových) informácií k obchodným adresám, čo umožní USPS sekvenciu doručenia tam, kde by to inak nebolo možné.
  • A viac…

Hlavnými výhodami sú jednoduchosť, s akou dokáže overiť a štandardizovať údaje o adrese uložené v rôznych systémoch vrátane CRM, RDBM a úložísk založených na Hadoop a geokódové údaje, aby sa získali hodnoty zemepisnej dĺžky a šírky.

Pokiaľ ide o obmedzenia, takéto nástroje môžu stáť oveľa viac ako manuálne metódy normalizácie adries.

Ktorá metóda je lepšia?

Výber správnej metódy na vylepšenie vašich zoznamov adries závisí výlučne od objemu vašich záznamov adries, technologického zásobníka a časovej osi projektu.

Ak je váš zoznam adries menej ako povedzme päťtisíc záznamov, lepšou voľbou môže byť jeho štandardizácia pomocou jazyka Python alebo JavaScript. Ak je však naliehavou potrebou dosiahnuť jediný zdroj pravdy pre adresy pomocou údajov šírených vo viacerých zdrojoch včas, potom môže byť lepšou voľbou softvér na štandardizáciu adries s certifikáciou CASS.