Deduplikácia: Osvedčené postupy na zabránenie alebo opravu duplicitných údajov o zákazníkovi

Osvedčené postupy na odstránenie duplikátov údajov pre CRM

Duplicitné údaje nielenže znižujú presnosť obchodných poznatkov, ale aj znižujú kvalitu vašich zákazníckych skúseností. Aj keď dôsledky duplicitných údajov čelí každý - IT manažéri, obchodní používatelia, analytici údajov -, má najhorší dopad na marketingové operácie spoločnosti. Keďže obchodníci zastupujú ponuky produktov a služieb spoločnosti v tomto odbore, slabé údaje môžu rýchlo poškodiť reputáciu vašej značky a viesť k negatívnym zážitkom zákazníkov. K duplicitným údajom v CRM spoločnosti dochádza z rôznych dôvodov.

Od ľudskej chyby po zákazníkov, ktorí v organizačnej databáze poskytujú mierne odlišné informácie v rôznych časových okamihoch. Spotrebiteľ napríklad uvádza svoje meno ako Jonathan Smith v jednom formulári a Jon Smith v druhom formulári. Výzvu zhoršuje rastúca databáza. Pre správcov je často čoraz ťažšie sledovať databázu DB a tiež sledovať príslušné údaje. Je stále náročnejšie zabezpečiť, aby DB organizácie zostal presný. “

Natik Ameen, marketingový expert v spoločnosti Canz Marketing

V tomto článku sa pozrieme na rôzne typy duplicitných údajov a niektoré užitočné stratégie, ktoré môžu obchodníci použiť na dedupovanie svojich firemných databáz.

Rôzne typy duplicitných údajov

Duplicitné údaje sa zvyčajne vysvetľujú ako kópia originálu. Existujú však rôzne typy duplicitných údajov, ktoré zvyšujú zložitosť tohto problému.

  1. Presné duplikáty z rovnakého zdroja - To sa stane, keď sa záznamy z jedného zdroja údajov prenesú do iného zdroja údajov bez toho, aby sa zvážili akékoľvek techniky porovnávania alebo zlučovania. Príkladom môže byť kopírovanie informácií z CRM do nástroja e-mailového marketingu. Ak sa váš zákazník prihlásil na odber vášho bulletinu, potom jeho záznam už existuje v nástroji e-mailového marketingu a prenosom údajov z CRM do tohto nástroja sa vytvoria duplikáty tej istej entity. 
  2. Presné duplikáty z viacerých zdrojov - Presné duplikáty vo viacerých zdrojoch zvyčajne vznikajú v dôsledku iniciatív na zálohovanie údajov v spoločnosti. Organizácie majú tendenciu odolávať aktivitám čistenia údajov a sú náchylné ukladať všetky kópie údajov, ktoré majú k dispozícii. To vedie k rôznorodým zdrojom obsahujúcim duplicitné informácie.
  3. Rôzne duplikáty vo viacerých zdrojoch - Môžu existovať aj duplikáty s rôznymi informáciami. K tomu obvykle dochádza, keď klienti prechádzajú zmenami priezviska, názvu práce, spoločnosti, e-mailovej adresy atď. A keďže medzi starými a novými záznamami sú značné rozdiely, s prichádzajúcimi informáciami sa zaobchádza ako s novou entitou.
  4. Nepresné duplikáty z rovnakého alebo viacerých zdrojov - Nepresný duplikát je, keď údajová hodnota znamená to isté, ale je znázornená rôznymi spôsobmi. Napríklad meno Dona Jane Ruth by sa dalo uložiť ako Dona J. Ruth alebo DJ Ruth. Všetky hodnoty údajov predstavujú to isté, ale v porovnaní s jednoduchými technikami párovania údajov sa považujú za nezhody.

Deduplikácia môže byť veľmi zložitý proces, pretože zákazníci a podniky často časom upravujú svoje kontaktné údaje. Rozdiely v tom, ako vstupujú do každého poľa údajov - od ich mena, e-mailovej adresy (ov), adresy bydliska, adresy firmy atď.

Tu je zoznam 5 najlepších postupov deduplikácie údajov, ktoré dnes môžu marketingoví pracovníci začať používať.

Stratégia 1: Nechajte si overiť kontroly zadávania údajov

Mali by ste mať prísne kontroly overovania na všetkých weboch na zadávanie údajov. To zahŕňa zabezpečenie toho, aby vstupné údaje zodpovedali požadovanému typu údajov, formátu a ležali medzi prijateľnými rozsahmi. Môže to trvať dlho, kým budú vaše údaje úplné, platné a presné. Ďalej je dôležité, aby váš pracovný postup zadávania údajov nebol nakonfigurovaný iba na vytváranie nových záznamov, ale najskôr vyhľadal a zistil, či množina údajov obsahuje existujúci záznam, ktorý sa zhoduje s prichádzajúcim. A v takýchto prípadoch iba vyhľadáva a aktualizuje, a nie vytvára nový záznam. Mnoho spoločností začlenilo kontroly pre zákazníka, aby vyriešili aj svoje vlastné duplicitné údaje.

Stratégia 2: Vykonajte deduplikáciu pomocou automatizovaných nástrojov

Využite samoobsluhu softvér na deduplikáciu údajov ktoré vám môžu pomôcť pri identifikácii a čistení duplikovaných záznamov. Tieto nástroje môžu štandardizovať údaje, presne nájsť presné a nepresné zhody a tiež znižujú manuálnu prácu pri prezeraní tisícov riadkov údajov. Uistite sa, že tento nástroj ponúka podporu pre import údajov z najrôznejších zdrojov, ako sú napríklad listy programu Excel, databáza CRM, zoznamy atď.

Stratégia 3: Používajte techniky deduplikácie špecifické pre údaje

V závislosti od povahy údajov sa deduplikácia údajov vykonáva odlišne. Obchodníci by mali byť pri deduperovaní údajov opatrní, pretože to isté môže v rôznych atribútoch údajov znamenať niečo iné. Napríklad, ak sa dva dátové záznamy zhodujú na e-mailovej adrese, je vysoká pravdepodobnosť, že ide o duplikáty. Ale ak sa dva záznamy zhodujú s adresou, nemusí to byť nutne duplikát, pretože dvaja ľudia patriaci do tej istej domácnosti by mohli mať vo vašej spoločnosti samostatné predplatné. Nezabudnite teda implementovať aktivity deduplikácie, zlučovania a čistenia údajov podľa druhu údajov, ktoré vaše súbory údajov obsahujú.

Stratégia 4: Dosiahnite zlatý hlavný rekord prostredníctvom obohatenia údajov

Len čo určíte zoznam zhôd, ktoré existujú vo vašej databáze, je dôležité analyzovať tieto informácie skôr, ako bude možné urobiť rozhodnutie o zlúčení alebo vyčistení údajov. Ak pre jednu entitu existuje viac záznamov a niektoré predstavujú nepresné informácie, je najlepšie tieto záznamy vyčistiť. Na druhej strane, ak sú duplikáty neúplné, potom je zlúčenie údajov lepšou voľbou, pretože umožní obohatenie údajov a zlúčené záznamy môžu vášmu podnikaniu pridať väčšiu hodnotu. 

Či tak alebo onak, marketingoví pracovníci by mali pracovať na dosiahnutí jediného pohľadu na svoje marketingové informácie, ktorý sa nazýva zlatý hlavný rekord.

Stratégia 5: Monitorovanie ukazovateľov kvality údajov

Najlepším spôsobom, ako vykonať stratégiu deduplikácie údajov, je neustále úsilie o udržanie čistoty a dedupagácie vašich údajov. Tu môže byť veľmi užitočný nástroj, ktorý ponúka profilovanie údajov a funkcie riadenia kvality. Je nevyhnutné, aby marketingoví pracovníci neustále sledovali, aké presné, platné, úplné, jedinečné a konzistentné údaje sa používajú na marketingové operácie.

Pretože organizácie naďalej pridávajú dátové aplikácie do svojich obchodných procesov, stalo sa nevyhnutnosťou, aby každý obchodník mal zavedené stratégie deduplikácie dát. Iniciatíva, ako napríklad použitie nástrojov na deduplikáciu údajov a návrh lepších pracovných tokov overovania na vytváranie a aktualizáciu záznamov údajov, sú niektoré zásadné stratégie, ktoré môžu vo vašej organizácii umožniť spoľahlivú kvalitu údajov.

O dátovom rebríku

Data Ladder je platforma na správu kvality údajov, ktorá pomáha spoločnostiam pri čistení, kategorizácii, štandardizácii, deduplikácii, profilovaní a obohacovaní ich údajov. Náš špičkový softvér na porovnávanie údajov vám pomôže nájsť záznamy o zhode, zlúčiť údaje a odstrániť duplikáty pomocou inteligentných algoritmov fuzzy párovania a strojového učenia bez ohľadu na to, kde vaše dáta žijú a v akom formáte.

Stiahnite si bezplatnú skúšobnú verziu softvéru na priradenie údajov k údajovým rebríkom

Čo si myslíte?

Táto stránka používa Akismet na zníženie spamu. Zistite, ako sa spracúvajú údaje vašich komentárov.