RFP360: Rozvíjajúca sa technológia, ktorá vás zbaví RFP

RFP 360

Celú svoju kariéru som strávil v predaji a marketingu softvéru. Naliehal som, aby som získal horúcich potenciálnych zákazníkov, urýchlil predajný cyklus a získal ponuky - čo znamená, že som investoval stovky hodín svojho života do premýšľania, práce a odpovedania na RFP - čo je nevyhnutné zlo, pokiaľ ide o získanie nového podniku .

Žiadosti o cenovú ponuku sa vždy cítili ako nikdy nekončiace prenasledovanie papiera - mizerne pomalý proces, ktorý si nevyhnutne vyžadoval hľadanie odpovedí od produktového manažmentu, riešenie konfliktov s právnymi predpismi, riešenie problémov s IT a potvrdzovanie čísel s financiami. Tí, ktorí sú oboznámení, vedia - zoznam pokračuje. Profesionáli v oblasti marketingu, predaja a rozvoja podnikania trávia nespočetné hodiny neefektívnym preosievaním cez predchádzajúce odpovede na opakujúce sa otázky, zháňaním odpovedí na nové otázky, overovaním informácií a opätovným hľadaním súhlasov. Tento proces je zložitý, časovo náročný a zaťažuje zdroje akejkoľvek organizácie. 

Napriek rýchlemu vývoju technológií sa v mnohých podnikoch proces RFP zmenil len veľmi málo z mojich skúseností na začiatku mojej kariéry pred viac ako desiatimi rokmi. Marketingové tímy stále používajú manuálne procesy na zostavovanie návrhov. Využívajú na to odpovede z ľubovoľného množstva zdrojov, ktoré sa môžu nachádzať v tabuľkových procesoroch Excel, zdieľaných dokumentoch Google a dokonca aj v e-mailových archívoch.

To znamená, že si nielen zúfalo prajeme, aby bol proces RFP efektívnejší, ale priemysel to začína vyžadovať, čo je miesto, kde má vznikajúci softvér obrovský vplyv na prostredie RFP.

Výhody softvéru RFP

Okrem toho bude konštrukcia RFP menej bolestivá; ustanovenie rýchleho a opakovateľného procesu pre RFP môže mať priamy vplyv na príjmy. To je miesto, kde nastupuje nová technológia RFP.

Softvér RFP centralizuje a katalogizuje bežné otázky a odpovede v knižnici obsahu. Väčšina z týchto riešení je založená na cloude a podporuje spoluprácu v reálnom čase medzi manažérmi návrhov, odborníkmi na predmetné záležitosti a schvaľovateľmi na výkonnej úrovni.

Konkrétne, RFP 360 umožňuje používateľom rýchlo: 

  • Uložte, vyhľadajte a znova použite obsah pomocou vlastnej databázy znalostí
  • Spolupracujte so spolupracovníkmi na rovnakej verzii jedného dokumentu
  • Priraďte otázky, sledujte pokrok a automatizujte pripomienky
  • Automatizujte odpovede pomocou AI, ktorá identifikuje otázky a vyberie správnu odpoveď
  • Získajte prístup k databáze znalostí a pracujte na návrhoch v aplikáciách Word, Excel a Chrome pomocou doplnkov.

Odpovedač pre počítač

Výsledkom je, že používatelia a RFP 360Riešenie pre správu návrhov uvádza, že dokázali dramaticky skrátiť celkový čas odozvy, zvýšiť počet RFP, ktoré sú schopní dokončiť, a zároveň zlepšiť ich celkovú mieru výhier.

Tento rok sme odpovedali na 85 percent viac RFP ako v minulom roku, a tak sme zvýšili mieru nášho postupu o 9 percent.

Erica Clausen-Lee, vedúca oddelenia stratégie spoločnosti InfoMart

S rýchlejšími reakciami budete mať viac celkových príležitostí na poskytovanie konzistentných, presných a efektívnych reakcií, ktoré s väčšou pravdepodobnosťou zvíťazia v odbore.

Zvýšte konzistenciu RFP

Pomocou znalostnej základne platformy môžu používatelia ľahko ukladať, organizovať, vyhľadávať a opakovane používať obsah minulých návrhov, čo im dáva náskok pred odpoveďami RFP. Centralizované centrum pre obsah ponuky bráni vášmu tímu v prepisovaní existujúcich odpovedí, čo vám umožňuje zhromažďovať údaje a uchovávať tie najlepšie odpovede pre budúce použitie.

Máme istotu, že naše vedomosti sú bezpečné a konzistentné. Nemusíme sa báť, že stratíme akékoľvek odborné znalosti v oblasti SME, ak niekto skončí alebo čerpá dovolenku. Nestrávime hodiny hľadaním predchádzajúcich odpovedí a pokusom prísť na to, kto čo robí, pretože všetky otázky a odpovede sú práve tu v RFP360.

Beverly Blakely Jones z National Geographic Learning Prípadová štúdia Cengage

Zlepšite presnosť RFP 

Chytanie nesprávnych alebo neaktuálnych odpovedí môže byť zložité, a to aj pre najskúsenejších členov tímu. Pri spárovaní s bežne sa vyskytujúcim termínom rýchleho obratu na RFP, riziko poskytnutia chybných informačných zlúčenín. Nepresné informácie môžu byť, bohužiaľ, tiež mimoriadne nákladné v tom, že vás môžu stáť samotné podnikanie, ktorému sa chcete venovať. Nesprávna odpoveď na žiadosť o ponuku môže viesť k vylúčeniu z úvahy, predĺženým rokovaniam, oneskoreniu pri uzatváraní zmlúv alebo k horšiemu.

Softvér RFP založený na cloude tento problém rieši tým, že umožňuje tímom aktualizovať svoje odpovede odkiaľkoľvek a kedykoľvek s dôverou, že zmena sa odráža v celom systéme.

Napríklad tento typ funkcií je skvelým nástrojom, keď produkt alebo služba prechádzajú častými aktualizáciami, ktoré je potrebné zahrnúť do štandardnej odpovede. V mnohých prípadoch, keď sa stretnú s týmto typom zmien, musia tímy prejsť celou organizačnou schémou, aby sa zabezpečilo, že sa aktualizácie prijímajú inštitucionálne, a potom nadviazať kontakt s každým členom, aby sa zabezpečilo, že sa uskutočnili na individuálnej úrovni, a tiež každý návrh pred ich skontrolovaním skontrolovať Choď von. Je to vyčerpávajúce.

Cloudový softvér RFP spravuje tieto zmeny pre celý podnik a slúži ako jediné stredisko pre vývoj obsahu.

Zvýšte účinnosť RFP

Najväčšou výhodou softvéru RFP je to, ako rýchlo sa zvyšuje efektívnosť - čas, ktorý je potrebný na vytvorenie RFP pomocou tohto typu technológie, je svojím spôsobom porovnateľný s rozdielom medzi jazdou od pobrežia k letu a lietaním. Mnoho softvérových riešení RFP, vrátane RFP360, je tiež cloudových, čo umožňuje rýchle nasadenie, čo znamená, že výsledky sú takmer okamžité.

Time to value (TtV) je myšlienka, že existujú hodiny, ktoré sledujú, ako dlho trvá zákazníkovi od podpísania zmluvy po „ah-ha moment“, keď plne pochopí hodnotu a odblokuje potenciál softvéru. V prípade softvéru RFP sa tento okamih zvyčajne stane niekoľko týždňov po podpísaní zmluvy, keď používateľ pri prvom RFP pracuje s tímom zákazníckej skúsenosti. Do systému sa nahrajú štandardné odpovede a prvý návrh, potom ah-ha okamih - softvér rozpozná otázky a vloží správne odpovede, pričom za chvíľu dokončí v priemere 60 až 70 percent RFP. 

Zistili sme, že rozhranie RFP360 bolo najintuitívnejšie a najľahšie sa spustilo. Pre nás nastala veľmi minimálna krivka učenia a umožnila nám takmer okamžite zvýšiť výkonnosť.

Emily Tippins, správkyňa predaja pre údržbu Swish Prípadová štúdia

Vývoj procesu RFP dáva používateľom čas späť, aby sa mohli sústrediť na strategické iniciatívy na vyššej úrovni. 

Určite nás to zefektívnilo. RFP360 nám vrátil náš čas a umožnil nám skutočne si vybrať a zvoliť si naše projekty. Už nie sme zúriví. Môžeme sa zhlboka nadýchnuť, sústrediť sa na to, aby sme boli strategickí, a uistiť sa, že vyberáme správne projekty a poskytujeme kvalitné odpovede.

Brandon Fyffe, spolupracovník pre rozvoj podnikania v CareHere

RFP technológia musí byť nevyhnutná

  • Podnikanie mimo RFP - Softvér Response nie je určený iba pre žiadosti o ponuku, môžete tiež spravovať žiadosti o informácie (RFI), dotazníky o bezpečnosti a náležitej starostlivosti (DDQ), žiadosti o kvalifikáciu (RFQ) a ďalšie. Táto technológia môže byť použitá pre akýkoľvek typ štandardizovanej formy otázok a odpovedí s opakovateľnými odpoveďami.
  • Najlepšia použiteľnosť a podpora vo svojej triede - Nie každý, kto pracuje na RFP, je super užívateľ. Žiadosti o cenovú ponuku vyžadujú vstup od mnohých oddelení a odborníkov na danú tému s rôznou úrovňou technických zručností. Vyberte si riešenie, ktoré je ľahko použiteľné a intuitívne s vynikajúcou zákazníckou podporou.
  • Skúsenosti a stabilita - Rovnako ako u každého poskytovateľa technológie SaaS môžete od svojej technológie RFP očakávať pravidelné aktualizácie a vylepšenia, ale uistite sa, že spoločnosť má skúsenosti s poskytovaním skutočne užitočných funkcií, na ktoré sa môžete spoľahnúť.
  • Znalostná báza  - Každé riešenie RFP by malo obsahovať prehľadávateľné centrum obsahu, ktoré vašim používateľom umožňuje ľahkú spoluprácu a poskytovanie aktualizácií odpovedí, ktoré im boli pridelené. Hľadajte riešenie, ktoré pomocou AI priraďuje bežné otázky k ich odpovediam.
  • Inteligentné doplnky a integrácie - Technológia RFP by mala fungovať s programami, ktoré používate. Hľadajte doplnky, ktoré vám umožňujú používať vašu vedomostnú základňu pri práci na odpovediach v programoch ako Word alebo Excel. Softvér by sa mal tiež integrovať s kľúčovými aplikáciami CRM a produktivity, aby plynulo podporoval vaše existujúce procesy RFP.

Strácajte menej času a vyhrajte viac RFP

RFP sú o výhre. Sú navrhnuté tak, aby pomáhali kupujúcemu rozhodnúť sa, kto je najlepší, a čím rýchlejšie dokážete, že vaša firma zodpovedá vášmu účtu, tým lepšie. Softvér RFP urýchľuje váš proces, aby vás dostal do úvahy rýchlejšie, uzavrel viac obchodov a dal vám ešte viac príležitostí na víťazstvo.

Keď sa marketingové tímy ešte viac zosúladia a budú spolupracovať s príjmovými operáciami, stane sa technológia RFP pre tento proces ešte dôležitejšou. Dopyt po rýchlych odpovediach na žiadosť o informácie neutícha. Nečakajte, kým si už nebudete môcť osvojiť technológiu, ktorá vám ušetrí čas na vašich RFP. Vaši konkurenti to určite neurobia.

Vyžiadajte si ukážku RFP360

Čo si myslíte?

Táto stránka používa Akismet na zníženie spamu. Zistite, ako sa spracúvajú údaje vašich komentárov.