Ako napísať pravidlá vašej spoločnosti pre sociálne médiá pre zamestnancov [Ukážka]
Tu sú pokyny pre sociálne médiá pre prácu v spoločnosti [Company] spolu s ďalšou sekciou pre spoločnosti, ktoré sú verejné alebo sa riadia nariadeniami.
Nastavte tón svojej organizácie
Nastavenie tónu pre používanie sociálnych médií zamestnancami je v dnešnom digitálnom prostredí prvoradé. Sociálne médiá sa vyvinuli nad rámec osobnej komunikácie na silný nástroj, ktorý formuje vnímanie verejnosti, ovplyvňuje dynamiku trhu a môže výrazne ovplyvniť reputáciu organizácie.
V [Company] si uvedomujeme, že sociálne médiá nie sú len platformou pre individuálny prejav, ale aj dôležitým nástrojom na podporu zmysluplných spojení, zdieľanie cenných poznatkov a posilnenie prítomnosti našej značky v digitálnej sfére.
Zodpovedné a etické prijatie sociálnych médií ako také je podporované a základom našej organizačnej stratégie. V ére, kde sa informácie šíria rýchlosťou kliknutia, je pochopenie významu sociálnych médií a zosúladenie ich používania s hodnotami a cieľmi našej spoločnosti nevyhnutné na ochranu našej povesti, interakciu so zainteresovanými stranami a v konečnom dôsledku na dosiahnutie našich obchodných cieľov.
Cieľom tohto súboru usmernení je poskytnúť jasný návod na využitie sociálnych médií ako mocného nástroja pri súčasnom dodržiavaní zásad, ktoré definujú [Spoločnosť].
Všeobecné pravidlá pre sociálne médiá
- Buďte transparentní a uveďte, že pracujete v spoločnosti. Vaša čestnosť sa zaznamená v prostredí sociálnych médií. Ak píšete o spoločnosti [Company] alebo konkurencii, použite svoje skutočné meno, identifikujte sa, že pracujete pre [Company], a jasno vo svojej role. Ak máte skutočný záujem o to, o čom diskutujete, povedzte to ako prvý.
- Nikdy neprezentujte seba alebo [Spoločnosť] nepravdivo alebo zavádzajúc. Všetky vyhlásenia musia byť vecné a nie zavádzajúce; všetky tvrdenia musia byť podložené.
- Buďte opatrní pri monitorovaní konverzácií týkajúcich sa [Spoločnosti] na sociálnych médiách. Ak narazíte na akýkoľvek nevhodný alebo škodlivý obsah súvisiaci so [Spoločnosťou], nahláste to príslušnému oddeleniu v rámci spoločnosti, aby zakročilo.
- Uverejňujte zmysluplné komentáre s úctou – žiadny spam alebo poznámky, ktoré sú mimo tému alebo sú urážlivé.
- Používajte zdravý rozum a slušnosť. Požiadajte o povolenie zverejniť alebo nahlásiť konverzácie, ktoré majú byť súkromné alebo interné pre [Spoločnosť]. Zabezpečte, aby vaša transparentnosť neporušovala súkromie, dôvernosť a právne pokyny spoločnosti [Company] pre externé komerčné prejavy.
- Držte sa svojej oblasti odbornosti a poskytnite jedinečné, individuálne pohľady na nedôverné činnosti v spoločnosti [Company].
- Pri zdieľaní obsahu, ktorý vytvoria iní, vždy uveďte náležitý kredit a pripíšte ho pôvodnému zdroju. Pri používaní obsahu tretích strán rešpektujte autorské práva a licenčné zmluvy.
- Keď nesúhlasíte s názormi iných, držte sa slušnosti a slušnosti. Ak sa situácia online stane antagonistickou, vyhnite sa prílišnej defenzíve a náhlemu odpojeniu. Požiadajte o radu riaditeľa PR a zdvorilo sa odpútajte.
- Profesionálne reagujte na negatívne komentáre alebo kritiku na sociálnych sieťach. Vyhnite sa konfrontáciám alebo hádkam. Namiesto toho riešte problémy zdvorilo a ak je to potrebné, nasmerujte konverzáciu na súkromný kanál na vyriešenie.
- Ak píšete o súťaži, buďte diplomatickí, zabezpečte vecnú presnosť a získajte potrebné povolenia.
- Vyhnite sa komentovaniu právnych záležitostí, súdnych sporov alebo akýchkoľvek strán, s ktorými môže byť [Spoločnosť] v súdnom spore.
- Nikdy sa nezúčastňujte na sociálnych médiách, keď diskutujete o témach, ktoré možno považovať za krízovú situáciu. Dokonca aj anonymné komentáre možno spätne vysledovať k vašej IP adrese alebo IP adrese [Spoločnosti]. Všetky aktivity na sociálnych médiách týkajúce sa krízových tém postúpte riaditeľovi pre PR a/alebo právne záležitosti.
- Buďte opatrní pri ochrane seba, svojho súkromia a dôverných informácií spoločnosti [Company]. To, čo publikujete, je široko dostupné a dlhotrvajúce. Obsah starostlivo zvážte, pretože Google má dlhú pamäť.
- Ak máte osobné vzťahy alebo finančné záujmy, ktoré by mohli ovplyvniť váš obsah sociálnych médií týkajúci sa [Spoločnosti] alebo jej konkurentov, zverejnite tieto vzťahy alebo záujmy pri uverejňovaní príspevkov o relevantných témach.
Ochrana duševného vlastníctva a dôverných informácií:
- Nezverejňujte žiadne dôverné alebo vlastnícke informácie o [Spoločnosti] na platformách sociálnych médií. To zahŕňa, ale nie je obmedzené na obchodné tajomstvá, podrobnosti o vývoji produktov, zoznamy zákazníkov, finančné údaje a akékoľvek informácie, ktoré by mohli poskytnúť konkurentom výhodu.
- Buďte opatrní pri zdieľaní osobných informácií, vašich aj iných, na sociálnych sieťach. Chráňte svoje súkromie a súkromie kolegov, zákazníkov a partnerov. Vyhnite sa zdieľaniu osobných kontaktných údajov alebo citlivých informácií vo verejných príspevkoch.
- Buďte opatrní pri diskusiách o prebiehajúcich projektoch, budúcom uvedení produktov alebo citlivých obchodných záležitostiach. Vždy buďte opatrní, aby ste predišli neúmyselnému úniku informácií, ktorý by mohol poškodiť konkurenčnú pozíciu [Spoločnosti].
- Ak máte pochybnosti o možnosti zdieľania informácií, pred odoslaním sa poraďte s príslušným oddelením (napr. právnym oddelením, oddelením duševného vlastníctva alebo podnikovej komunikácie).
- Rešpektujte práva duševného vlastníctva iných. Nezdieľajte ani nešírte materiál chránený autorskými právami bez riadneho povolenia a pri zdieľaní obsahu vytvoreného inými vždy uveďte ako autora.
- V prípade akýchkoľvek pochybností o ochrane duševného vlastníctva alebo dôverných informácií sa obráťte na oddelenie duševného vlastníctva alebo právne oddelenie, ktoré vám poskytne usmernenie a vysvetlenie.
Dodatočné usmernenia pre verejné spoločnosti alebo tie, ktoré sa riadia nariadeniami o ochrane osobných údajov:
- Zabezpečte súlad so všetkými príslušnými nariadeniami a právnymi požiadavkami pri diskusii o finančných záležitostiach, najmä ak je [Spoločnosť] verejná.
- Pred zdieľaním akýchkoľvek informácií súvisiacich s právnymi záležitosťami, vyšetrovaniami alebo regulačnými problémami sa poraďte s právnym tímom.
- Pri manipulácii a diskusii s údajmi zákazníkov dodržiavajte prísne protokoly o ochrane osobných údajov, najmä ak [Spoločnosť] podlieha predpisom o ochrane osobných údajov. Vždy požiadajte o radu úradníka pre ochranu osobných údajov alebo právnych expertov.
- Zdržte sa špekulatívnych vyhlásení o finančnej výkonnosti [Spoločnosti] alebo trendoch na trhu, najmä ak by to mohlo ovplyvniť ceny akcií alebo vnímanie investorov.
- Mainstreamové médiá sa musia obrátiť na riaditeľa pre vzťahy s verejnosťou.
Zatvorte so zodpovednosťou
- Prosím, majte na pamäti tieto pokyny, keď sa zúčastňujete na aktivitách sociálnych médií súvisiacich so [Spoločnosťou]. Vaše dodržiavanie týchto pokynov pomáha chrániť našu povesť a zabezpečuje dodržiavanie právnych predpisov.
- Pravidelne kontrolujte a aktualizujte tieto usmernenia pre sociálne médiá, aby ste sa uistili, že zostanú relevantné a v súlade s vyvíjajúcimi sa platformami sociálnych médií a zásadami spoločnosti.
- Ak by ste sa niekedy ocitli v neistote alebo pochybnostiach o správnom používaní sociálnych médií v kontexte [Spoločnosti], odporúčame vám požiadať o radu a objasnenie. Náš komunikačný manažér je vám okamžite k dispozícii, aby vám pomohol pri riešení akýchkoľvek otázok, obáv alebo situácií, ktoré môžu nastať v sociálnych médiách.
Pamätajte, že špecifické potreby a riziká vašej spoločnosti sa môžu líšiť, preto je dôležité prispôsobiť tieto usmernenia tak, aby boli v súlade s odvetvím, kultúrou a cieľmi spoločnosti. Okrem toho sa odporúča konzultovať s právnymi tímami a tímami pre dodržiavanie predpisov, aby sa zabezpečil súlad s regulačnými požiadavkami.